Getting Things Done (GTD): El Método que te Hará Imparable

La metodología «Getting Things Done» (GTD), desarrollada por David Allen, es una herramienta poderosa para los emprendedores y profesionales que enfrentan constantes desafíos de gestión del tiempo y productividad.

Al aplicar la metodología GTD contamos con una estructura para manejar el flujo constante de información y responsabilidades, reduciendo el estrés y mejorando la claridad mental.

Su principal misión es liberar la mente de recordar tareas y enfocarla en la ejecución.

Aquí te presento una guía detallada sobre cómo puedes implementar y beneficiarte de la metodología GTD.

¿Cuáles son las 5 fases de la metodología GTD?

Las cinco fases del método «Getting Things Done» (GTD) de David Allen son fundamentales para entender cómo esta metodología puede transformar la gestión de tareas y proyectos.

1. Recopilar

• Objetivo: Recolectar todo lo que captura tu atención, desde ideas hasta tareas pendientes.
• Herramientas y Técnicas:
  • Uso de Aplicaciones: Utiliza aplicaciones como Todoist, Evernote, o Trello para capturar tareas en cualquier momento y lugar.
  • Métodos Tradicionales: No subestimes el poder de una libreta de notas o una grabadora de voz para capturar pensamientos al vuelo.
• Consejos:
  • Consistencia: Haz de la captura un hábito, asegurándote de que no quede nada en tu mente que no esté registrado.
  • Alcance Total: Incluye tanto tareas profesionales como personales para una visión completa de tus compromisos.

2. Procesar

• Objetivo: Procesar lo que cada ítem capturado significa y qué hacer con él.
• Decisiones Clave:
  • Acción Inmediata o Delegación: Si una tarea toma menos de dos minutos, realízala de inmediato. Si no, considera delegarla.
  • Clasificación de Tareas: Separa las tareas en diferentes categorías: acciones, proyectos, elementos para archivar, o desechar.
• Consejos:
  • Evita la Postergación: Toma decisiones rápidas sobre cada ítem para evitar la acumulación de tareas no procesadas.
  • Claridad en la Acción: Define claramente qué significa cada tarea y qué se requiere para completarla.

3. Organizar

• Objetivo: Poner cada cosa en su lugar apropiado.
• Organización de Tareas:
  • Priorización: Clasifica las tareas por importancia, fecha límite o proyecto.
  • Calendario y Listas de Tareas: Utiliza herramientas digitales para organizar tu agenda y listas de tareas pendientes.
• Consejos:
  • Sistemas Flexibles: Adapta tu sistema de organización a tus necesidades y preferencias personales.
  • Revisión Regular: Mantén tus listas y calendarios actualizados para reflejar cambios en tus prioridades y disponibilidad.

4. Evaluar

• Objetivo: Revisar y actualizar tus listas regularmente para mantener el control y el enfoque.
• Técnicas de Revisión:
  • Revisiones Semanales: Dedica un momento cada semana para revisar tus listas y asegurarte de que todo está actualizado.
  • Ajustes y Mejoras: Modifica tu sistema según cambien tus necesidades o responsabilidades.
• Consejos:
  • Consistencia en las Revisiones: Haz de la revisión semanal una parte inamovible de tu rutina.
  • Perspectiva de Alto Nivel: Utiliza estas revisiones para evaluar tus metas y prioridades a largo plazo.

5. Hacer

• Objetivo: Ejecutar las tareas con enfoque y según lo planificado.
• Enfoque en la Acción:
  • Contexto, Tiempo y Energía: Elige tus tareas basándote en tu entorno actual, el tiempo disponible y tu nivel de energía.
  • Prevención de la Procrastinación: Establece plazos y recordatorios para mantenerte en el camino.
• Consejos:
  • Flexibilidad y Adaptabilidad: Sé flexible con tu planificación y adapta tus acciones según surjan situaciones inesperadas.
  • Mentalidad de «Hacer»: Mantén una actitud proactiva enfocada en la ejecución efectiva de las tareas.

Si aplicamos estas cinco fases de manera efectiva podemos transformar la forma en que manejamos nuestras tareas, proyectos y, en última instancia, nuestro tiempo y productividad.

¿Cuáles son los obstáculos al aplicar la metodología GTD?

La metodología GTD reconoce que en el camino para lograr nuestras metas pueden presentarse obstáculos tanto externos como internos.

Es importante tener una estrategia para lidiar con ellos.

Algunos consejos que propone David Allen son:

• Identificar claramente los obstáculos específicos que estamos enfrentando y definir acciones concretas para superarlos. Pueden ser limitaciones de tiempo, falta de recursos, procrastinación, etc.
• Reevaluar nuestros compromisos y prioridades. Quizás debamos eliminar o posponer algunos proyectos poco realistas.
• Pedir ayuda a otras personas, ya sea para tener retroalimentación, conseguir recursos adicionales, o simplemente para mantenernos motivados.
• Analizar si hay hábitos personales o creencias limitantes que estén saboteando nuestro progreso. Puede ser necesario cambiar nuestra mentalidad.
• Recordar nuestro propósito y la visión a largo plazo. Esto nos dará impulso para persistir a pesar de los contratiempos.

Enfrentar obstáculos es parte inevitable del camino al éxito.

La clave está en tener un sistema para lidiar con ellos de forma proactiva en lugar de sentirnos abrumados. La metodología GTD nos da herramientas útiles para ello.

¿Te gustaría implementar la metodología GTD en tu vida?

Si estas interesado en implementar la metodología GTD en tu vida, el primer paso recomendado es leer el libro «Organízate con eficacia» de David Allen.

Publicado en 2001, este libro se ha convertido en la guía definitiva para aplicar los principios de GTD de forma práctica y efectiva.

En él, David Allen explica paso a paso su revolucionario método incluyendo consejos, herramientas y muchos ejemplos.